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Privacy Policy / Deutsch

Last updated: 2026-10-05

This policy covers (1) this website zokai.ai, (2) the demo environment demo.zokai.ai, and (3) Zokai Station software deployments.

1. Controller

Zokai UG (haftungsbeschränkt), Grubenstr. 6, 82319 Starnberg, Deutschland · contact@zokai.ai · Legal notice

2. This website (zokai.ai)

Hosting: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Germany (servers in Germany), as our processor under Art. 28 GDPR.

Server logs: our web server is configured not to write access logs. To deliver pages, your browser necessarily transmits your IP address; it is processed only transiently for that purpose (Art. 6(1)(f) GDPR).

No cookies, no tracking: this website sets no cookies, uses no analytics, tracking pixels, third-party fonts or third-party embeds. Fonts, images and videos are served from our own server.

3. Contacting us by email

If you email us (e.g. via “Book a Demo”), we process your email address, name and message to answer your request (Art. 6(1)(b) GDPR for pre-contractual requests, otherwise Art. 6(1)(f)). Our mailbox is currently provided by Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland); data may be transferred to Google LLC in the USA on the basis of the EU-US Data Privacy Framework. We delete inquiries once they are no longer needed, unless statutory retention obligations apply.

4. Demo environment (demo.zokai.ai)

Access is granted only via personal, time-limited session links (currently 45 minutes) that you request with the demo form on zokai.ai. For session management and abuse prevention we store your name, business email and company for up to 30 days on our servers in Germany (Art. 6(1)(b) and (f) GDPR). A technically necessary cookie holds your session token and expires with the session (§ 25(2) No. 2 TDDDG). Demo content is reset after each session.

AI in the demo: AI features in the demo use Z.ai (Zhipu AI) / OpenRouter. Prompts and document excerpts you submit in the demo are transmitted to this provider for processing. Please do not enter personal or confidential data in the demo.

5. Zokai Station deployments

On-premises: Zokai Station runs entirely on the customer's infrastructure. We have no access to customer data; the customer is the controller.

Managed EU Private Cloud: we operate a dedicated single-tenant instance on servers in Germany (Hetzner) on the customer's behalf, as processor under a data processing agreement (Art. 28 GDPR). No telemetry, no analytics, no use of customer data for model training.

AI processing: customers choose local models (e.g. Ollama, LM Studio, MLX) or cloud model providers they configure themselves. When a cloud provider is configured, prompts are sent to that provider under the customer's own agreement with it.

Google API Services: when a user connects a Google account, Zokai Station uses these Google APIs and OAuth scopes:

Data retrieved from Google APIs is stored only in the instance's private vector database (Qdrant) and is never sent to Zokai. Access can be revoked at any time via Google Account permissions.

Zokai Station's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Security measures: TLS 1.2+ for all Google API traffic; OAuth tokens stored as container secrets accessible only to authorized services; data stores on an internal network without internet egress; minimum necessary scopes.

6. Your rights

You have the right to access (Art. 15), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction (Art. 18), data portability (Art. 20) and to object (Art. 21 GDPR), in particular to processing based on Art. 6(1)(f). You may lodge a complaint with a supervisory authority (Art. 77 GDPR), e.g. Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach. Contact: contact@zokai.ai.

Datenschutzerklärung

Stand: 2026-10-05

Diese Erklärung gilt für (1) diese Website zokai.ai, (2) die Demo-Umgebung demo.zokai.ai und (3) Installationen der Software Zokai Station.

1. Verantwortlicher

Zokai UG (haftungsbeschränkt), Grubenstr. 6, 82319 Starnberg, Deutschland · contact@zokai.ai · Impressum

2. Diese Website (zokai.ai)

Hosting: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (Server in Deutschland), als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Server-Logs: Unser Webserver ist so konfiguriert, dass keine Zugriffsprotokolle geschrieben werden. Zur Auslieferung der Seiten übermittelt Ihr Browser technisch notwendig Ihre IP-Adresse; sie wird ausschließlich flüchtig zu diesem Zweck verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Keine Cookies, kein Tracking: Diese Website setzt keine Cookies und nutzt kein Analytics, keine Tracking-Pixel, keine Drittanbieter-Schriften und keine eingebetteten Drittinhalte. Schriften, Bilder und Videos werden von unserem eigenen Server ausgeliefert.

3. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren (z. B. über „Demo buchen“), verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und Ihre Nachricht zur Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen Anfragen, sonst lit. f). Unser Postfach wird derzeit von Google bereitgestellt (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland); eine Übermittlung an Google LLC in den USA auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework ist möglich. Wir löschen Anfragen, sobald sie nicht mehr benötigt werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

4. Demo-Umgebung (demo.zokai.ai)

Der Zugang erfolgt ausschließlich über persönliche, zeitlich begrenzte Sitzungslinks (derzeit 45 Minuten), die Sie über das Demo-Formular auf zokai.ai anfordern. Zur Sitzungsverwaltung und Missbrauchsvermeidung speichern wir Name, geschäftliche E-Mail-Adresse und Unternehmen bis zu 30 Tage auf unseren Servern in Deutschland (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Ein technisch notwendiges Cookie speichert Ihr Sitzungstoken und läuft mit der Sitzung ab (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Demo-Inhalte werden nach jeder Sitzung zurückgesetzt.

KI in der Demo: KI-Funktionen der Demo nutzen Z.ai (Zhipu AI) / OpenRouter. Eingaben und Dokumentauszüge, die Sie in der Demo übermitteln, werden zur Verarbeitung an diesen Anbieter übertragen. Bitte geben Sie in der Demo keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten ein.

5. Zokai-Station-Installationen

On-Premises: Zokai Station läuft vollständig auf der Infrastruktur des Kunden. Wir haben keinen Zugriff auf Kundendaten; Verantwortlicher ist der Kunde.

Managed EU Private Cloud: Wir betreiben eine dedizierte Single-Tenant-Instanz auf Servern in Deutschland (Hetzner) im Auftrag des Kunden als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines AV-Vertrags (Art. 28 DSGVO). Keine Telemetrie, kein Analytics, keine Nutzung von Kundendaten für Modelltraining.

KI-Verarbeitung: Kunden wählen lokale Modelle (z. B. Ollama, LM Studio, MLX) oder selbst konfigurierte Cloud-Modellanbieter. Ist ein Cloud-Anbieter konfiguriert, werden Eingaben im Rahmen des eigenen Vertrags des Kunden an diesen Anbieter übermittelt.

Google-API-Dienste: Bei Verbindung eines Google-Kontos nutzt Zokai Station Gmail API, Google Calendar API und Google Drive API mit den oben in Abschnitt 5 (englische Fassung) aufgeführten Berechtigungen. Die Daten werden ausschließlich in der privaten Vektordatenbank (Qdrant) der Instanz gespeichert und nie an Zokai übermittelt. Der Zugriff ist jederzeit über die Google-Kontoberechtigungen widerrufbar. Die Nutzung und Weitergabe von über Google-APIs erhaltenen Informationen erfolgt gemäß der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO), insbesondere gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f. Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), z. B. Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach. Kontakt: contact@zokai.ai.